DE KOFFIEHOEK. Steeds meer bedrijven geven personeel een jaarverslag cadeau
Uittreksel uit het jaarverslag van Basf Antwerpen.
BRUSSEL - Mei. De tijd van de jaarrekeningen en van de jaarvergaderingen. De tijd van financieel-economische informatie aan de ondernemingsraad. Maar steeds meer (grote) bedrijven beperken zich niet tot de wettelijke informatieverplichtingen en pakken uit met speciale jaarverslagen, bestemd voor het voltallige personeel. Bedrijfsinformatie voor iedereen, heet dat dan.

VOOR Philippe Lambrecht, secretaris-generaal van het Verbond van Belgische Ondernemingen (VBO), gaat het niet om een toevallige trend. ,,De grote en middelgrote bedrijven zijn zich steeds meer bewust van hun maatschappelijke rol en verantwoordelijkheid. Vandaar hun streven om, naast de wettelijke verplichtingen over financiële jaarinformatie, een of meer thematische jaarverslagen te publiceren voor het grote publiek, uiteraard ook voor de eigen medewerkers. Het is een manier om te communiceren over de gepresteerde activiteiten, maar ook over de perspectieven, de initiatieven die op komst zijn. En heus niet alleen over de cijfers, maar ook over het gevoerde beleid inzake milieu, veiligheid, deontologische afspraken met leveranciers.''

Die communicatie moet niet altijd grootschalig gebeuren, vindt Lambrecht. Of duur zijn. ,,De hoeveelheid papier is niet het belangrijkste. De impact van een beknopte, maar bevattelijke en aansprekende brochure over de bedrijfsdeontologie kan heel groot zijn.''

Het VBO benadrukt dat de publicatie van jaarverslagen voor het grote publiek een ,,vrijwillige keuze van de bedrijfsleiding is'' en dat hierover geen afspraken met de vakbonden op papier moeten gezet worden. De werkgeversfederatie zegt bedrijven hierover te adviseren, ,,maar we zijn natuurlijk geen communicatiebureau dat jaarverslagen helpt schrijven''.

CONTROLE

Herman Fonck, hoofd van de Dienst Ondernemingen van de christelijke vakbond ACV, blijft het officiële informatiecircuit steunen. ,,Bedrijven met meer dan 100 werknemers moeten hun financieel-economische informatie meedelen aan de ondernemingsraad. We proberen onze militanten terzake zoveel als mogelijk vorming te bieden. De beroepscentrales hebben speciale deskundigen die te hulp kunnen worden geroepen.''

De vertaling van die informatie naar het volledige personeel is een volgende stap. ,,Hier en daar geven de militanten eigen bedrijfskrantjes uit, zoals bijvoorbeeld bij Eternit, waarin ze het jaarverslag uitleggen en duiden. Populariseren zeg maar.''

Echt bezwaar tegen de rechtstreekse communicatie van bedrijven over de jaarcijfers heeft hij niet. ,,Ook al is er hier geen sprake van een gecontroleerd verslag, zoals door een revisor bij de ondernemingsraad. Het is dan aan onze mensen om uit te zoeken of de gegeven info klopt. Dat geldt evenzeer voor brochures over veiligheid of milieu, of over het personeelsbeleid. Ik kan me voorstellen dat die bedrijfsverslagen aan de rooskleurige kant worden opgesteld.''

MOOI DRUKWERK

De betrouwbaarheid van de bedrijfsinformatie staat nochtans voorop, meent de Antwerpse communicatie-adviseur Peter Frans Anthonissen: ,,Een open communicatie met het personeel is de toepassing van een gouden regel: als er bedrijfsnieuws naar buiten gaat, zorg dat vooraf intern nieuws is doorgegeven. Bij negatief nieuws, zoals herstructureringen, maar het geldt evenzeer voor jaarverslagen. Elke medewerker is een ambassadeur voor het bedrijf, of kan dat zijn. Voor de directie kan de publicatie van het jaarverslag het uitgelezen moment zijn voor een collectieve schouderklop aan het personeel. Of voor de boodschap dat iedereen de schouders moet zetten onder een nieuw bedrijfsproject.''

Volgens hem ,,blijft een mooi gedrukte uitgave ook in het internet- en intranet-tijdperk overeind staan. Het kan gebruikt worden als presentatieboek voor bezoekers, klanten, toekomstige werknemers, journalisten Besparingen doen steeds meer bedrijven ertoe neigen het bij een elektronische versie op de website of de bedrijfsmail te houden. Maar een publicatie moet geen bom geld kosten. Wie leest trouwens een rapport van tachtig bladzijden, zelfs al is het in fantastische vierkleurendruk. Maak een handelbare brochure.''

TRADITIE

Bij de chemiereus Basf, in Antwerpen, zijn jaarverslagen voor het personeel een jarenoude traditie, zegt woordvoerder Jan Van Doorslaer. ,,Tot vorig jaar publiceerden we aparte brochures over de financieel-economische informatie, over leefmilieu en welzijn en eentje over het sociale beleid (personeel, maar ook maatschappelijk verantwoord ondernemen). Sinds vorig jaar hebben we al die informatie gebundeld in één rapport, in een Nederlandstalige en Engelse versie. Dat jaarverslag wordt gepresenteerd aan de pers, staat in een pdf-file te lezen op onze bedrijfswebsite en wordt in gedrukte vorm via interne post bezorgd aan de 3.500 medewerkers hier bij Basf Antwerpen. De versie voor 2004 staat al op de website en wordt een van de volgende dagen intern uitgedeeld.''

De reacties zijn erg positief, aldus Van Doorslaer. ,,Het verslag is beknopt en overzichtelijk gehouden, luchtig gepresenteerd met veel foto's en grafieken. Erg gesmaakt wordt onze tijdslijn: een chronologische tijdsband doorheen het document waarin we terugblikken op de belangrijkste activiteiten van het voorbije jaar, zoals grote infrastructuurwerken, of prijsuitreikingen en dergelijke.''

,,Uiteraard staan er harde cijfers in het verslag. Maar onze vestiging is niet beursgenoteerd en onderdeel van een grote multinationale groep. Het is niet aan ons om alle gegevens over Basf in het Antwerpse jaarverslag te geven. Maar wie daarover vragen heeft, kan altijd bij de communicatiedienst terecht.''

(NIET) IEDEREEN

De Post telt ongeveer 40.000 werknemers, maar die krijgen lang niet allemaal een jaarverslag. ,,We drukken ongeveer 8.000 jaarverslagen'', zegt Piet Van Speybroeck, woordvoerder van De Post. ,,Daarvan worden er 3.000 tot 3.500 verspreid onder het personeel''. Alle managers bij De Post krijgen een jaarverslag in de bus. Daarnaast wordt ook aan alle 1.300 postkantoren, de 500 uitreikingskantoren en de sorteercentra een aantal jaarverslagen bezorgd, zodat geïnteresseerden het kunnen inkijken.

,,Het personeel wordt hiervan via het intranet op de hoogte gebracht'', aldus Van Speybroeck. ,,Daarnaast wordt de mededeling ook in alle kantoren uitgehangen voor wie niet aan een scherm werkt. Dat doen we trouwens met elke persmededeling, ook degene die niet over de resultaten handelen.'' De resultaten worden ook bekendgemaakt via Texto , het personeelsblad van De Post. Het jaarverslag kan bovendien ook altijd van het internet gehaald wordt. De Post publiceert haar jaarverslag van vorig jaar volgende maand.

De Koffiehoek is een rubriek over wat werknemers zoal bezighoudt.