De rubriek 258. Menig belastingplichtige raakt ietwat opgewonden als hij die rubriek op zijn aangifte bereikt. In deze rubriek horen immers de beroepskosten thuis, het middel bij uitstek om de belastingfactuur wat te verzachten. In deze aflevering gaan we dan ook uitgebreid in op de beroepskosten. We beperken ons wel tot de voornaamste kostenposten voor de loontrekkenden. De meeste zelfstandigen nemen immers een boekhouder in de arm die de knepen van het vak maar al te goed kent.





Het lijstje beroepskosten is in principe eindeloos, zolang er maar een verband bestaat met de beroepswerkzaamheid. Creatievelingen kunnen in deze rubriek dan ook het verschil maken. Heel wat belastingplichtigen tasten in deze rubriek de grenzen af van wat de fiscus aanvaardt. Ze kunnen hun fantasie de vrije loop laten. De algemene regel luidt immers dat alle belastingplichtigen - zowel loontrekkenden, zelfstandigen als iedereen die een vervangingsinkomen heeft (gepensioneerden, werklozen, ziekenfondstrekkers enzovoort) - het recht hebben om de kosten die ze werkelijk gemaakt hebben in het kader van hun beroepsactiviteit af te trekken.

De beroepskosten moeten wel hun oorzaak vinden in de beroepsactiviteit. De fiscus heeft niet het recht om het nut van de uitgave te bekritiseren. Hij mag alleen uitgaven verwerpen die hij echt onredelijk vindt. De uitgave moet dus niet per se iets opgeleverd hebben of tot extra inkomen geleid hebben. Bovendien moeten de kosten betaald zijn in 2003, ook al gaat het om een factuur van 2002. Tot slot moet u kunnen bewijzen via facturen, kwitanties of kassabons (voor kleine uitgaven) dat u die kosten gemaakt hebt. Die bewijsstukken moet u niet met uw aangifte meesturen, maar u moet ze wel bijhouden voor het geval dat uw controleur ernaar vraagt.

Maar het loont niet altijd de moeite om de werkelijke kosten te bewijzen en alle bewijsstukjes te verzamelen en bewaren. De fiscus hanteert voor de loontrekkenden immers in ieder geval een kostenforfait. Het is zelfs zo dat, als u toch de moeite gedaan hebt om uw kosten te bewijzen en achteraf blijkt dat het forfait hoger uitkomt, de fiscus toch het forfait in mindering zal brengen.

Het kostenforfait is eenvoudig te berekenen (zie tabel). Als loontrekkende moet u uitgaan van het belastbaar bedrag van uw bezoldiging - het bedrag naast de letter T op uw fiche - eventueel verhoogd met het vervroegd vakantiegeld, achterstallige bezoldigingen of opzeggingsvergoedingen.

Als u kiest voor het forfait hoeft u niets te doen. De werkelijke kosten moet u als loontrekkende opgeven in de rubriek 258 (308) in het vak IV van de belastingaangifte. Voeg ook een bijlage bij uw aangifte om te tonen hoe u aan het aftrekbare bedrag komt. De bewijsstukken moet u niet meesturen, maar houd ze wel bij de hand voor het geval uw controleur er achteraf naar vraagt. Het bewijsstuk bij uitstek is uiteraard de factuur. Maar ook een kwitantie of kassabon kunnen als bewijsmiddel aangewend worden. In uiterste nood zal u aangewezen zijn op uw overtuigingskracht. Voor kleine bedragen waarvoor het niet gebruikelijk is om een schriftelijk bewijs op te maken, komt het erop aan uw controleur te overtuigen van het bedrag dat u afgetrokken hebt. Maar zoals voor alles in het leven geldt ook voor de beroepskosten de stelregel ,,overdaad schaadt''.

Vervoerkosten: Deze groep van kosten neemt ongetwijfeld de grootste hap uit het budget van de gemiddelde werknemer. De autokosten bespreken we elders op deze pagina. Als u kiest voor het openbaar vervoer om op uw werk te geraken, kunt u de ticketjes of het abonnement inbrengen als beroepskosten.

Wie de fiets neemt, kan die afschrijven en de onderhoud- en herstellingskosten inbrengen. Ook eventuele verzekeringspremies, de aankoopprijs van een helm enzovoort, kunnen in mindering worden genomen. Aangezien u de fiets wellicht ook gebruikt voor privé-doeleinden, moet u een breuk toepassen zodat de aftrek enkel gebeurt voor de kilometers van en naar het werk.

Maar u kunt er ook voor kiezen om forfaitair 15 eurocent per kilometer in te brengen als dat voordeliger uitkomt. Dat geldt zowel voor wie met het openbaar vervoer naar het werk komt, als voor wie zijn fiets gebruikt. Zelfs iemand die als inzittende meerijdt naar het werk, heeft recht op die 15 eurocent. Maar wie kiest voor die 15 eurocent kan wel maar maximum 100 kilometer - heen en terug - per dag inbrengen.

Maar heel wat werkgevers dragen ook een stuk bij in de vervoerskosten van het personeel. Ze betalen een forfaitair bedrag per kilometer of betalen een deel van het abonnement. Die bijdrage van de werkgever is in principe vrijgesteld van belastingen. Ze is volledig vrijgesteld als u enkel het openbaar vervoer gebruikt. Als u met de auto naar het werk gaat, hebt u recht op een vrijstelling van maximum 150 euro. Voor fietsers geldt een vrijstelling van 15 eurocent per kilometer. Maar die vrijstellingen gelden alleen als u gebruik maakt van het beroepskostenforfait. Als u uw werkelijke kosten in mindering brengt, kunt u er geen aanspraak op maken. De fiscus probeert de belastingplichtigen zoveel mogelijk aan te moedigen om genoegen te nemen met het forfait omdat dat voor hem het werk heel wat eenvoudiger maakt.

Bureaukosten: Voor heel wat werknemers is de werkdag nog niet afgelopen als ze de deur op kantoor achter zich dichttrekken. Heel wat bedienden nemen een stapeltje dossiers mee naar huis en ook leerkrachten brengen een flink stuk van de arbeidstijd thuis door. Steeds meer werkgevers bieden hun personeel bovendien de mogelijkheid om van thuis in te loggen op het bedrijfsnetwerk. De kosten voor het gebruik van de kantoorruimte thuis zijn volledig aftrekbaar. Het is daarbij niet vereist dat het om een apart lokaal gaat.

De aftrek is uiteraard beperkt tot de ruimte die u voor uw werk in beslag neemt en de professionele tijd die u er doorbrengt. Dat wil niet zeggen dat wanneer u die ruimte dagelijks 2 uur voor beroepsactiviteiten gebruikt en 1 uur voor uw persoonlijke administratie, u de aftrek moet beperken tot 2/24. U mag de kosten voor de werkkamer in dat geval voor 2/3 aftrekken.

Als huurder dient u die dubbele breuk toe te passen op de huur die u in 2003 betaald hebt, eventueel verhoogd met de kosten die u betaald hebt voor de registratie van het huurcontract, de kosten voor de plaatsbeschrijving en de schadevergoeding die u op het einde van het huurcontract aan uw huisbaas moet. De huurwaarborg is niet aftrekbaar.

Ga wel na in uw huurcontract of u de huurkosten wel als beroepskosten mag aftrekken. Heel wat verhuurders verbieden immers dat hun onroerend goed voor beroepsdoeleinden wordt gebruikt. Als u een deel van de huur als beroepskosten aftrekt, wordt uw huisbaas immers belast op de netto huurinkomsten en niet op het kadastrale inkomen, wat meestal in zijn nadeel is. Als u die overeenkomst niet nakomt, kan hij van u de belastingtoeslag eisen die hij moet betalen.

Als eigenaar dient u de dubbele breuk toe te passen op de jaarlijkse afschrijving van de woning. Een woonhuis wordt meestal lineair over 33 jaar afgeschreven, dus tegen drie procent per jaar. Grond kan niet afgeschreven worden, aangezien die niet verslijt. Voor de bijkomende kosten zoals de registratierechten of de notariskosten hebt u de keuze. U kan ze het eerste jaar volledig aftrekken, ze lineair afschrijven over een kortere periode of aan hetzelfde tempo als het onroerend goed afschrijven.

De interesten die u betaalt op een hypothecaire lening zijn eveneens aftrekbaar na toepassing van de dubbele breuk. Ook elektriciteit, verwarming en gas zijn aftrekbaar in de mate dat ze betrekking hebben op de beroepsactiviteiten in de werkkamer. Hetzelfde geldt voor de onderhoudskosten.

Kantoorbenodigdheden: De meeste werkkamers zijn tegenwoordig uitgerust met een computer, printer en eventueel een fax. Deze duurzame goederen moet u afschrijven. Een computer wordt doorgaans afgeschreven over een periode van drie jaar. Net zoals de werkkamer wordt ook de computer dikwijls gebruikt voor zowel beroeps- als privé-doeleinden. U moet de afschrijving dan ook beperken tot het beroepsmatige gedeelte. De nieuwe regeling die geldt voor het geval uw werkgever u een computer ter beschikking heeft gesteld, behandelen we in de rubriek ,,Nieuw''. De wetgever heeft, om het gebruik van nieuwe technologieën aan te moedigen, een speciale regeling uitgewerkt voor de zogenaamde pc-privéprojecten.

Voor kleine kantoorbenodigdheden - balpennen, papier, onderhoudsproducten enzovoort - volstaat het meestal om zelf een forfaitair bedrag voor te stellen. Zolang u daarin redelijk blijft, zal de controleur daar niet moeilijk over doen.

Bijscholing en documentatie: Kosten voor bijscholing zijn aftrekbaar, ook al hebt u de lessen niet gevolgd op verzoek van uw werkgever. Maar de kosten moeten wel gemaakt worden om uw huidig beroep beter te kunnen uitoefenen. Het is dus niet zo dat een leraar fysica de kosten voor een cursus Spaans kan aftrekken. De kosten om een nieuwe beroepsactiviteit aan te leren, kunnen evenmin afgetrokken worden.

Ook boeken, cd-roms, tijdschriften die verband houden met uw beroepsactiviteit, zijn aftrekbaar, ook al beschikt u op kantoor al over dezelfde informatie.

Telefoonkosten: Zowel de abonnementskosten als de kosten voor de gesprekken zijn aftrekbaar. Het zal dikwijls onmogelijk zijn om aan te tonen welk gedeelte van uw telefoontje beroepsmatig was. Daarom stelt u best zelf een redelijk forfaitair bedrag voor.

Beroepskledij: Als u de prijs van uw maatpakken in mindering wilt brengen, bent u eraan voor de moeite. Enkel specifieke beroepskledij is aftrekbaar. Het gaat dan om kledij die u in principe niet kunt dragen in het privé-leven. Voorbeelden zijn het uniform van een politieagent, de toga van een advocaat of de schort van een verpleger.

Dit is de tweede aflevering in een reeks van zes over de belastingaangifte. De artikels verschijnen telkens op vrijdag.

U wil onze betalende artikels lezen maar nog geen abonnement nemen? Meld u aan en proef gratis van  plus-artikels.

Lees gratis ›

Geen betaalgegevens nodig