Een goede voorafgaande planning is noodzakelijk om werknemers snel en veilig te evacueren uit probleemgebieden overal ter wereld, schrijft Amon Cohen.

De recente gebeurtenissen in Sierra Leone en Zimbabwe hebben opnieuw aangetoond waarom organisaties noodevacuaties voor hun personeel dat in het buitenland reist of werkt, moeten voorbereiden.

Sommige bedrijven ondervonden het belang van noodplannen toen Irak tien jaar geleden Koeweit innam. Toch gelooft Jerry Parr, bedrijfsmanager bij Rapid Air Support dat slechts 50 procent van de internationale ondernemingen een crisisplan heeft opgesteld. Rapid Air Support (RAS) is een adviesbureau voor luchtevacuatie.

,,De grote bedrijven en diegene die al met het probleem werden geconfronteerd, hebben er goed over nagedacht'', zegt hij. ,,De vele andere zijn bedrijven die geen personeel in het buitenland hebben. Maar ze hebben er niet aan gedacht dat sommige van hun werknemers in totaal zes maanden per jaar weg zijn, telkens voor een tijdspanne van drie dagen.''

Het is duidelijk dat leidinggevende personen die constant heen en weer pendelen tussen Londen en Luxemburg, weinig risico lopen om in levensgevaarlijke situaties terecht te komen. Die mensen verschillen waarschijnlijk ook van de werknemers met ervaring in het buitenland die gewoon zijn aan de levensomstandigheden in een ontwikkelingsland. Het eerste stadium van het veiligheidsplan voor werknemers is ervoor zorgen dat het juiste personeel zich op de juiste locaties bevindt.

De meeste ervaren reizigers weten dat het belangrijk is om altijd een gepakte zak achter de hand te houden, die alle noodzakelijke dingen bevat voor twee weken als ze vast komen te zitten op een veilig verzamelpunt. Ze weten ook dat het belangrijk is om een geheim stapeltje gebruikte dollarbiljetten te hebben, omdat ,,je bij je vlucht uit het land niemand kan omkopen met een kredietkaart'', zoals een reismanager het stelt.

Voor de werkgever zijn er twee hoofdpunten. Het ene is de inschatting van het juiste moment om een gevaarlijke plek te verlaten en het andere is het regelen van de luchtevacuatie wanneer de tijd er rijp voor is. Net zoals in een pokerspel is de beslissing om de kaarten op tafel te leggen, een mengeling van intelligentie, lef en geluk. Een fout kan erg duur zijn.

Het is van groot belang om betrouwbare, regelmatige en samenhangende informatie te hebben om een goede beslissing te treffen, zegt Martin Stone, het onderzoekshoofd bij het internationaal risico-adviesbureau Control Risks Group. Dat betekent: niet zomaar de pers vertrouwen, die de gevaren te erg probeert te benadrukken wanneer de onlusten opflakkeren, maar de situatie negeert zodra het gevaar is geweken. Stone gelooft dat bedrijven daardoor vaak in paniek geraken.

,,Zimbabwe is een goed voorbeeld'', zegt hij. ,,Wat er nu gebeurt met de boeren is afschuwelijk, maar op dit moment zijn de problemen bijkomstig voor de internationale zakenlui in Harare. Er zijn enkele buitenlanders aangevallen in de hoofdstad, maar dat is erg uitzonderlijk. Dat was hetzelfde met de rellen in Jakarta. De mensen reageerden te sterk en vluchtten onnodig.''

De meeste bedrijven volgen de ontwikkelingen via een team dat de risico's analyseert. Het team bestaat uit veiligheidsmensen, personeelsverantwoordelijken en ook personeel ter plaatse. Het zou in staat moeten zijn om een programma op punt te stellen voor een voorzichtige terugtrekking.

RAS specialiseert zich in wat je repatriëringsverzekering kan noemen. RAS is een dochtermaatschappij van Air Partner. Wegens de onzekere toestand door de naderende verkiezingen in Zimbabwe, meent het bedrijf dat het tijd is voor de echtgenotes en kinderen om Zimbabwe te verlaten, maar niet voor de werknemers.

Stone gaat akkoord. ,,Het belangrijkste wat je moet doen met goede informatie is ze toepassen en niet vluchten bij het eerste teken van onlusten'', zegt hij. ,,Bedrijven willen geen reputatie krijgen van snel te vluchten. Dat soort gedrag is niet van aard dat het hen zou helpen bij lokale onderhandelingen.''

Maar er is ook het gevaar voor zelfgenoegzaamheid. Dat is belangrijk genoeg voor de Britse gewapende troepen om het een speciale naam te geven: NEO Paradox (wat staat voor Non-combatant Evacuation Operation ). Dat ontstaat wanneer een regering een speciale eenheid stuurt om haar burgers te evacueren, maar de aanwezigheid van de soldaten zoveel vertrouwen inboezemt dat de geëvacueerden beslissen om te blijven, zelfs als het gevaar aanhoudt.

Hetzelfde geldt voor evacuatie door burgerorganisaties. Parr zegt: ,,In sommige gevallen zie ik ons tegen de mensen zeggen: 'Of we nemen jullie nu mee of de deal wordt afgeblazen'.''

RAS biedt de klanten een luchtevacuatieplan dat ook een garantie omvat dat ze bovenaan de lijst zullen staan wanneer iedereen vliegtuigen zoekt om werknemers uit gevaarlijke zones te vliegen. Een afgesproken prijs is ook een deel van de deal. Toen de westerse bedrijven uit Jakarta aan het wegvluchten waren, steeg de huurprijs van een vliegtuig met 50 procent. In dergelijke situaties probeert iedereen op hetzelfde moment te vertrekken, maar de luchtvaartmaatschappijen beperken het aantal vluchten omdat hun vliegtuigen leeg vliegen in een richting.

RAS maakt bovendien luchtevacuatieplannen voor klanten waarbij het onderzoekt welke luchthaven of vlieghaven het best wordt gebruikt in een crisis. Dat is misschien niet altijd de voor de hand liggende luchthaven. Wanneer grote aantallen richting hoofdstad vluchten, zou het sneller reizen zijn naar een afgesproken plaats in de omgekeerde richting.

Parr beweert dat dit soort noodplannen zijn geld waard is. ,,Ik geloof dat we een morele verplichting hebben om voor het personeel te zorgen, maar het zou bovendien miljoenen dollar aan proceskosten kunnen sparen'', zegt hij.

© The Financial Times