Een factuur opmaken kost bedrijven vaak heel wat meer dan ze zelf beseffen. Ergens tussen één en vijfenzeventig euro, afhankelijk van de sector en van de wettelijke voorschriften. Uitschieters tot meer dan 125 euro komen voor. Ondernemingen die de informatica op het probleem loslaten kunnen daar tot 75 procent op besparen. De elektronische factuur, die van de Europese Commissie tegen begin volgend jaar in elk EU-land tot de mogelijkheden moet behoren, is dus niet zonder belang.

De hoge facturatiefactuur is typisch Europees en heeft veel te maken met de belasting op de toegevoegde waarde (btw). Zoals de naam het zegt, wordt die belasting enkel geheven op de toegevoegde waarde. Om dubbelbetalingen te vermijden kan een bedrijf dus de btw die het zelf betaalt (op grondstoffen of halfafgewerkte producten) aftrekken van de belastingen en moet het enkel de btw die het zelf ontvangt bij zijn klanten, doorstorten aan de fiscus.

Om misbruiken te vermijden, zijn dus wel wat regels nodig. Dat er een factuur moet zijn, spreekt voor zich, maar daarmee houdt het niet op. Het document wordt meestal in verscheidene exemplaren opgemaakt, en een aantal daarvan moeten maanden-, zo niet jarenlang worden bijgehouden. Alleen al het archiveren van al dat papier is, zeker bij grote bedrijven, een niet te onderschatten kost.

Maar informatiseren is meer dan alleen het papier afschaffen. De besparing op personeel is mogelijk nog belangrijker, want met het uittikken en verzenden ervan wordt meer dan één bediende zoet gehouden. En dan hebben we het nog niet over de inkomende facturen die vaak moeten gekopieerd worden en dan gedurende jaren bijgehouden. Bedrijven met veel toeleveranciers moeten er extra ruimte, soms zelfs een bijkomende verdieping of een hele vleugel voor voorzien.

Op facturen worden vaak ook reclameboodschappen afgedrukt, of tijdelijke promoties. Nu gebeurt het wel eens dat een promotie langer duurt dan gepland omdat het facturatiepapier met de reclameboodschap nog niet op is. Of dat bedrijven geen gebruik maken van die mogelijkheid, om de facturatiekost te drukken.

Besparingen zijn dus welkom. Elektronisch factureren biedt daartoe de mogelijkheid. De aanzet werd al op 20 december 2001 gegeven, met de Europese factureringsrichtlijn die bepaalt dat er een wettelijk kader moet komen dat werken met elektronische (of digitale) facturen mogelijk moet maken. Tegen 1 januari van volgend jaar moet die richtlijn in elke lidstaat zijn omgezet in nationale wetteksten. De nieuwe lidstaten moeten ten laatste op de dag van hun toetreding (1 mei) zover zijn.

Het begon allemaal met een studie van het consultingbedrijf PricewaterhoudeCoopers (PwC). In opdracht van de Europese Commissie werden de regels voor ,,de factuur'' in alle Lidstaten in kaart gebracht. Op basis daarvan werkte PwC een voorstel van geharmoniseerde factuurvereisten uit. Dat voorstel werd nadien nog getoetst aan de praktijk zoals die aangevoeld wordt door specialisten van Europese bedrijven.

De verschillen tussen de landen bleken bijzonder groot. Over het algemeen staan de Scandinavische landen een stuk verder met elektronische facturering. Vaak volstaat daar al een e-mail bericht om van een factuur te spreken. Soms is zelfs een sms al voldoende. In de landen rond de Middellandse Zee, maar ook in Duitsland, bleek het wantrouwen bijzonder groot. In de praktijk is elektronische facturering, onder welke vorm dan ook, daar nu nog steeds niet mogelijk.

Vanaf 1 januari moet daar verandering in komen. Maar een geharmoniseerd Europees kader leidt jammer genoeg nog niet tot een uniforme wetgeving in alle lidstaten. Om het geharmoniseerde kader erdoor te krijgen, waren compromissen onvermijdelijk. Met als gevolg een elektronisch lappendeken dat veel bedrijven afschrikt. Met hun boek E-Invoicing and E-Archiving willen Axel Smits en Ine Lejeune van PwC daar klaarheid in brengen.

Hun verhaal begint bij de EU-richtlijn, de gemeenschappelijke funderingen waarop de EU-landen zijn beginnen bouwen. De elektronische factuur, zegt de richtlijn, moet ,,authenticiteit van de herkomst'' garanderen en ,,integriteit van de inhoud''. In mensentaal moet ondubbelzinnig vaststaan wie de factuur heeft opgesteld en gegarandeerd worden dat de inhoud tussen het ogenblik van versturen en de aankomst ervan bij de klant niet is gewijzigd.

De vraag is, geven Lejeune en Smits toe, hoe strikt je die garantie interpreteert. ,,Je mag niet overdrijven. Hoe waterdicht is het huidige papieren systeem?'' Zij vinden dat de wet de lat nu niet plots hoger moet gaan leggen. ,,De controlemogelijkheden voor de overheid zijn een stuk groter met elektronische dan met papieren facturen.''

Is dat niet wat theoretisch? Dreigt een overheid die nog niet echt afscheid heeft genomen van het papier, niet hopeloos achterop te raken?

,,Je mag die achterstand toch niet overdrijven,'' vindt Smits. ,,En het is een schitterende uitdaging,'' voegt Lejeune er grinnikend aan toe. ,,Je kan niet ontkennen dat elektronische facturen veel beter kunnen gecontroleerd worden dan papieren exemplaren, maar je moet effectief in hard- en software investeren.''

De praktijk nu. Uiteindelijk hebben de landen de keuze gekregen: ofwel bouwen ze hun elektronische facturatie op rond een systeem van elektronische handtekening, ofwel kiezen zij voor het EDI-systeem.

EDI is nu al de technologische standaard in bijvoorbeeld de auto- en de telecomsector. De autofabrikanten bijvoorbeeld gebruiken hem om facturen op te stellen voor hun talloze leveranciers. De oplossing is heel wat strikter dan de elektronische handtekening, maar de procedure is vrij zwaar.

In de praktijk lijken de Scandinavische landen zonder uitzondering te kiezen voor de elektronische handtekening, terwijl Duitsland, Italië, Spanje en Portugal de richting van EDI uitgaan.

Naast een van die twee methoden kunnen de landen ook de zogenaamde ,,derde weg'' toelaten. Daarbij spreken de bedrijven gewoon onderling af hoe ze elkaar elektronisch zullen factureren en zorgen ze er zelf voor dat ze de authenticiteit en de integriteit van hun procedures bij een eventuele fiscale controle kunnen bewijzen. De bewijslast ligt bij hen.

Die derde weg is uiteraard veruit de eenvoudigste en het meest aangepast aan de behoeften van de bedrijven, ,,maar je moet wel oppassen dat de fiscus op het einde van de rit niet de rekening presenteert''.

Smits en Lejeune verwachten dat de komende jaren uiteindelijk één systeem zal komen bovendrijven. Welk weet niemand, ook de Europese Commissie niet. Maar zij wil uiterlijk binnen vijf jaar een rapport waarin de situatie wordt geëvalueerd en met aanbevelingen over hoe het nu verder moet. Het streefdoel wordt alleszins één methode voor alle Europese landen.

Als voorbeeld van de mate waarin de bestaande reglementering afwijkt van land tot land hebben Smits en Lejeune in hun boek een tabel opgenomen met de wettelijk verplichte bewaartijden voor facturen. Die gaan van 4 tot 20 jaar, afhankelijk van het land en het soort factuur. Met zo'n lange bewaartijden kan de elektronica overigens op technische problemen botsen.

Informaticasystemen moeten immers regelmatig vernieuwd worden, en het is maar de vraag hoe vaak je van systeem kan veranderen zonder de leesbaarheid van elektronische facturen in gevaar te brengen. Niet alleen is de ,,houdbaarheid'' van veel elektronische dragers beperkt, maar bovendien beschikken we vaak niet meer over de hard- en of software om ze te ontcijferen. Wie herinnert zich MS-DOS nog, de voorloper van Windows? En welk bedrijf beschikt er binnen enkele jaren nog over een pc die in staat is ,,echte'' floppy's te lezen?

Een factuur is een officieel document. ,,Het is eigenlijk een cheque die je trekt op de Staat,'' merkt Smits op, ,,want je kan er de btw mee terugkrijgen.'' Je mag zo'n factuur dus niet zomaar kopiëren. Of beter, je mag het wel, maar dat document heeft geen juridische waarde.

Gecertificeerde kopieën misschien?

,,Zover staan we in dit land nog niet, maar het zou inderdaad een oplossing zijn. In afwachting zullen bedrijven ergens in een bezemhok ten minste één exemplaar van een pc die oude facturen aankan, operationeel moeten houden..''

,,Hoe dan ook,'' besluiten Smits en Lejeune, ,,zullen de informatici voor een keertje moeten aanvaarden dat zij niet de norm kunnen bepalen, en dat de wettelijke verplichtingen zwaarder doorwegen dan de computerlogica. Het zullen dus de juristen zijn die het laatste woord krijgen.''

  • ,,E-Invoicing and E-Archiving'', door Axel Smits, Ine Lejeune, Jean-Marc Cambien, Marc Joostens en Patrick Van Eecke, is in eigen beheer uitgegeven door PwC, prijs: 95 euro. Bestellen kan op