Het fusiebedrijf BP Amoco besliste bijna al zijn human resources activiteiten in onderaanneming te geven aan een nieuw en relatief klein bedrijf. Wat is de reden van die beslissing?

De informatietechnologie heeft relatief laat zijn intrede gedaan in het human resources management. En zelfs nu gaat het geld dat ondernemingen uitgeven aan IT naar bedrijfsactiviteiten en ondersteuning en -- met uitzondering van de loonadministratie -- bleven human resources in de kou staan. Maar dat is misschien aan het veranderen als we afgaan op de vijfjarige overeenkomst ter waarde van 600 miljoen dollar (24 miljard frank) die BP Amoco afsloot voor alle HR-activiteiten van het fusiebedrijf.

Deze opmerkelijke overeenkomst bevat nog twee andere voortekenen. BPA besloot alle taken met betrekking tot administratie en IT uit te besteden en enkel die zaken in eigen huis te houden ,,waarvoor een oordeel en een beleid nodig zijn''. Het tweede teken is dat BPA de overeenkomst niet heeft afgesloten met één van de gevestigde reuzen in dat domein, zoals PricewaterhouseCoopers (PwC), maar met een volledig nieuw bedrijf Exult. Dat is gevestigd in Irvine, ongeveer 75 km ten zuiden van Los Angeles.

De risico's van deze strategie zijn duidelijk. Grote IT-projecten zijn berucht voor het feit dat ze meer kosten en minder opleveren dan beloofd. De 80.000 werknemers van BPA vinden het misschien ook moeilijk om te werken met anonieme systemen voor vaak heel gevoelige zaken waarin de nationale culturen een sterke rol blijven spelen.

Maar Nick Starritt, de vice-directeur HR van BPA, blijft er rustig bij. ,,We kwamen tot het besluit dat Exult de meest boeiende visie en het meest ervaren managementteam had.''

Jim Madden, algemeen directeur van Exult, bouwde voordien een IT outsourcing-bedrijf op voor MCI ter waarde van vier miljard dollar. Zijn financiers, General Atlantic Partners, hadden het zien aankomen dat grote bedrijven zouden vragen naar een gespecialiseerde dienst die op wereldschaal HR en IT kan samenvoegen. Hij ging kijken bij de beste experts en consultantbureaus op het vlak van outsourcing. Bij PwC vond hij Alan Little. Bij PwC stond hij aan het hoofd van de snelgroeiende afdeling voor de outsourcing van HR. Andere leidinggevende managers werden aangetrokken van Andersen Consulting, EDS en Booz-Allen & Hamilton. Marketingdirecteur Mark Hodges, die zelf van Gartner-Dataquest komt, zegt dat het HR-team van Exult ,,wereldklasse'' is.

'Dream teams' maken hun beloftes natuurlijk niet altijd waar, maar BPA moet zich geen zorgen maken. De investering voor de deal (meer dan 20 miljoen dollar, 800 miljoen frank) neem Exult voor zijn rekening. En zelfs als het verschrikkelijk verkeerd zou gaan, lopen de bedrijfsactiviteiten van BPA geen gevaar. De voorwaarden van het contract werden niet bekendgemaakt hoewel het ,,enkele vernieuwende elementen bevat''.

Nick Starritt zegt dat bij de overeenkomst de nadruk niet ligt op kostenbesparing. Het plan zal bijdragen tot de doelstelling van de groep om de kosten met 2 miljard dollar (80 miljard frank) te drukken tegen 2001 (bovenop de besparingen na de fusie), maar het is vooral de bedoeling om ,,via elektronische HR een niveau van functionaliteit te bereiken dat wij niet hebben''. In mensentaal betekent dat dat de voordelen van de moderne IT beschikbaar zullen zijn ,,op het bureau van de steeds meer ontwikkelde werknemers''.

Met het systeem zal iedereen het interne netwerk kunnen raadplegen over de bijzonderheden van loon, bijkomende voordelen, arbeidsvoorwaarden en andere zaken die specifiek op hem of haar van toepassing zijn. Er zullen links bestaan naar bijvoorbeeld de regeling voor vervroegde pensionering, premies voor werknemers in het buitenland of opleidingen. De managers van hun kant zullen een gegevensbank kunnen raadplegen waarin alle details zitten over de loopbaan van de 80.000 werknemers. Managers kunnen dan zoeken naar specifieke vaardigheden of ervaringen waardoor ze voor bepaalde projecten sneller een team kunnen samenstellen.

Het voornaamste probleem van dergelijke grote gegevensbanken is ervoor te zorgen dat ze actueel blijven. Lowell Williams is bij Exult algemeen directeur voor Europa en voordien was hij vice-directeur HR bij Compagnie Machines Bull. Hij zegt dat het deel uitmaakt van de cultuurverandering die BPA en Exult tot stand willen brengen om de mensen ervan te overtuigen dat ,,zij de bewakers zijn van de menselijke activa en dat het hun verantwoordelijkheid is de gegevens up-to-date te houden''. Zijn ervaring bij Bull leerde hem dat er geen probleem is wanneer mensen beseffen dat hun promotie ervan afhangt en dat ze van de lijst verdwijnen als hun gegevens heel onnauwkeurig zijn.

Shell, Ericsson, BT en andere werken in dezelfde richting. Hun bedoeling is om zo goed mogelijk gebruik te maken van de vaardigheden en ervaring van hun 'menselijk kapitaal' door inbreng van de mogelijkheden van de IT.

Uitbesteden van HR-activiteiten is ook niet nieuw. Er is een toename te merken in de VS, gevolgd door Azië en Europa. Hoewel de schattingen sterk variëren naargelang de gebruikte methodologie. In de uitbesteding van HR-functies voorspelt Gartner-Dataquest in de VS een stijging van bijna 30 procent per jaar in de komende vier jaar. Zijn concurrent IDC is voorzichtiger en denkt aan 7 procent. Maar voor het uitbesteden van volledige HR-processen zoals bij BPA (eerder dan alleen een bepaalde taak zoals de loonadministratie) verwacht IDC een stijging van 19 procent. In Europa komt die trend nog maar net op gang, maar verwacht wordt dat het aantal uitbestedingen de komende vier jaar verdubbelt.

Aan beide zijden van de oceaan is de sector heel gefragmenteerd en is hij samengesteld uit verschillende experts onder meer in loonadministratie en informatietechnologie, die ook buiten hun eigen domein een vinger in de pap hebben. Wat volgens BPA nieuw is aan hun overeenkomst is de integratie van alle afzonderlijke processen in één groot geheel waaruit het bedrijf voordelen haalt, zoals een betere dienstverlening en een kostenbesparing, die het anders niet kon bekomen.

Sommige ingrediënten zijn al aanwezig. Zowel BP als Amoco gebruiken bijvoorbeeld het programma PeopleSoft. Dus moet Exult de twee alleen maar integreren. Volgens Lowell Williams zal er voor andere afdelingen gebruikt worden gemaakt van uitgeteste software die gemakkelijk kan worden toegevoegd. Exult is twee dienstencentra aan het opzetten, één komt waarschijnlijk in Schotland en het andere in Houston.

De 1.100 personeelsleden van de HR-afdeling van BPA zullen ,,allen de invloed ondervinden van of geraakt worden door de overeenkomst'', zegt Nic Starritt. Maar hij verwacht dat de meerderheid op zijn post zal blijven. Een (niet nader omschreven) minderheid zal worden gevraagd naar Exult over te stappen.

Ze zullen hoe dan ook minder bezig zijn met details en het blussen van brandjes en meer met projecten die echt een verschil zullen maken.

Hoewel Nick Starritt ontkent dat de samensmelting van de culturen van BP en Amoco deel uitmaakte van de beweegreden voor de overeenkomst, zal dat duidelijk een gevolg zijn. Zodra de bestaande systemen op een efficiënte manier met elkaar kunnen communiceren en zodra er een wereldwijde visie bestaat, zal er veel minder ruimte zijn voor misverstanden. Een voorbeeld daarvan is het feit dat Nick Starritt zichzelf afwisselend beschrijft als directeur HR en als vice-directeur HR van de groep.

De echte dividenden komen wanneer het volledige potentieel van de IT wordt gebruikt om op een efficiënte manier dure en bekwame werknemers te leiden, wat een taak is die steeds essentiëler wordt. Exult moet nog veel bewijzen, maar zodra de infrastructuur er is, hebben BPA en zijn werknemers veel te winnen. En voor de vele bedrijven die niet streven naar de terecht goede reputatie van BPA op het vlak van HR, kan de ervaring van BPA een waardevolle les zijn.

© Financial Times

(Tom Lester is een consultant en schrijft over zakelijke onderwerpen.)