Vergeten printjes hebben ,,verwoestende impact’’
Foto: rr
BRUSSEL - Wie heeft het nog nooit meegemaakt? Je print een document af, loopt even later naar de printer om het op te halen, zoekt in het stapeltje printjes dat zich intussen heeft opgehoopt, en stuit op een intrigerend documentje dat eigenlijk niet voor jouw ogen bestemd is. Een persoonlijke mail van een collega, een cv van een sollicitant, een interne nota over achterstallige betalingen, een kosten-batenanalyse van een nieuw project of de verkoopcijfers van een pas gelanceerd product.
In duizenden kantoren over de hele wereld zijn zulke toestanden dagelijkse kost. Niemand heeft ooit stilgestaan bij de vraag of zoiets kwaad kan. Tot nu. Printerfabrikant Lexmark heeft zich in de problematiek verdiept en komt tot schrikbarende conclusies.

,,Gevoelige documenten die op de printer blijven liggen, leiden tot grote beveiligingsrisico’s’’, luidt de alarmerende aanhef van een communiqué over het fenomeen van de niet-afgehaalde prints. Om te vervolgen: ,,Kantoormedewerkers in heel Europa zetten hun carrière, persoonlijke reputatie en zelfs het hele bedrijf op het spel door vertrouwelijke documenten te laten slingeren op de printer.’’

Is het zo erg? Wel als we de resultaten van de enquête moeten geloven. Twee derde van de ondervraagden heeft al gevoelige documenten laten slingeren of gevonden. Meer dan driekwart maakt zich er zorgen over, vier op de tien vreest voor persoonlijke reputatieschade en een op de vijf denkt dat ze met hun slordigheid zelfs ontslag riskeren. Procedures zijn nodig, zegt de helft.

Lexmark haalt met instemming de 28 procent van de respondenten aan die denkt dat de rondslingerende documenten het bedrijf financiële schade kunnen berokkenen. ,,In kleinere bedrijven kan de proportionele impact verwoestend zijn’’, klinkt het dreigend.

Enigszins in tegenspraak daarmee is de vaststelling dat ,,niet-werkgerelateerde persoonlijke informatie’’ het meest op de printer wordt teruggevonden. Daarbij moeten we waarschijnlijk denken aan privé-mailtjes of uitgeprinte websites. Gevoelige bedrijfs- of klanteninformatie wordt door minder dan de helft teruggevonden.