Blijer en productiever dankzij telewerk
Foto: Lien Geldhof

Dat telewerk niet ten koste van productiviteit hoeft te gaan, merkten de softwareontwikkelaars van Foreach al enkele weken na de lockdown. Door nieuwe teamafspraken te maken en extra digitale overlegmomenten in te voeren, slaagden ze erin om ondanks de fysieke afstand vlot te blijven samenwerken. KMO’s die gelijkaardige inspanningen wensen te leveren en hun telewerkbeleid naar het hoger niveau willen tillen, kunnen sinds mei beroep doen op de werkbaarheidscheques van de Vlaamse overheid.

Toen de regering op 13 maart een eerste lockdown aankondigde, had softwareontwikkelaar Cédric De Haes amper ervaring met telewerk. Toch moest hij het van de ene op de andere dag zonder collega’s rondom zich stellen. “En toegegeven, daar zag ik tegenop”, zegt hij. “Dat ik niet meer spontaan naar een collega zou kunnen stappen om een vraag te stellen, vond ik het grootste obstakel. Gelukkig was ik het wel al gewoon om met Slack te werken, een samenwerkings- en communicatie-app voor teams. Daardoor bleef ik in verbinding met de collega’s. Al bij al raakte ik het thuiswerk uiteindelijk toch snel gewoon.”

Sinds corona raakte telewerken nog verder verspreid.
Maar hoe pak je dat nu het beste aan? »

Teams maken zelf afspraken

Voor de coronacrisis gaf Foreach, het softwarebedrijf waar Cédric werkt, zijn medewerkers de mogelijkheid om één dag per week van thuis te werken. “We hielden het beperkt omdat we dachten dat het de samenwerking tussen de ontwikkelaars zou bemoeilijken”, reageert HR-verantwoordelijke Zoë De Roeck. “Tijdens lockdown bleek dat die terughoudendheid nergens voor nodig was. Werknemers waren perfect in staat om vanop afstand samen te werken. Sommigen gaven zelfs aan dat ze zich thuis beter konden concentreren en dus meer werk verzetten.”

De ervaring was zo positief dat het bedrijf besloot om na de eerste lockdown geen maximumaantal telewerkdagen meer op te leggen en werknemers de volledige vrijheid te geven. “We verwachten natuurlijk wel dat medewerkers daar op een verantwoordelijke manier mee omgaan”, verduidelijkt Zoë. “Is het voor het team of het bedrijf beter dat medewerkers naar kantoor komen, dan gaan we ervan uit dat ze dat doen. In de praktijk merken we dat dat ook gebeurt. Teams maken zelf afspraken om zich te organiseren. Sommige teams kiezen bijvoorbeeld een vaste dag om allemaal samen op kantoor te zijn, andere teams beginnen elke werkdag met een digitaal overlegmoment.”

Quizzen met collega’s

Waar het bedrijf veel belang aan hecht, zijn de één-op-één-gesprekken tussen de verantwoordelijken en de teamleden. Zoë: “Minstens een keer per maand is er een formeel overleg gepland. Tussentijds zijn er regelmatig informele contacten. Het is onder andere dankzij die gesprekken dat leidinggevenden weten dat sommige collega’s met gevoelens van eenzaamheid zitten. Daar pikken ze op in, door bijvoorbeeld frequenter met hem/haar te bellen.” Daarnaast probeert Foreach ook elke maand een moment van kennisdeling te organiseren, waarbij de verschillende team hun werkzaamheden toelichten. Nu nog verloopt dit digitaal, maar op termijn hoopt het hiervoor alle medewerkers samen op kantoor te krijgen.

Om de verbondenheid tussen de medewerkers te stimuleren, startte het bedrijf tijdens de lockdown ook met enkele ludieke acties. “Ben ik bijvoorbeeld aan een pauze toe,” zegt Cédric, “dan kan ik mijn collega’s uitdagen voor een online spelletje Scribble (een teken- en raadspel, nvdr). Wekelijks ook bedenkt er een collega een korte quiz waaraan iedereen vrij kan deelnemen. Plezier verzekerd!”

Wat met nieuwe medewerkers?

Ook al hebben de meeste collega’s hun nieuwe werkritme intussen gevonden, het betekent volgens HR-verantwoordelijke Zoë niet dat het bedrijf nu op zijn lauweren gaat rusten. “De betrokkenheid hoog houden, blijft bij telewerk een aandachtpunt. Vandaag en in de toekomst”, zegt ze. “Wat zullen we bijvoorbeeld doen met nieuwe medewerkers, die niet met onze bedrijfscultuur vertrouwd zijn? Hoe laten we hen met onze eigenheid kennismaken als iedereen vanop afstand werkt? Daarop moeten we nog antwoorden vinden. Het is aan ons om telewerk voor iedereen werkbaar te maken.”

Vlaamse overheid voorziet financiële steun

Werkgevers die net als Foreach hun telewerkbeleid wensen uit te breiden of bij te sturen, kunnen daarvoor bij de Vlaamse overheid een financiële tegemoetkoming van 10.000 euro aanvragen. Via de werkbaarheidscheques kunnen ze de graad van werkbaarheid in hun organisatie in kaart brengen en een actieplan opstellen om verbeteringen aan te brengen. Het gaat dan bijvoorbeeld om aanpassingen aan de taken en werkwijzen, bijsturing van de arbeidsorganisatie of initiatieven om de negatieve gevolgen voor het psychisch welzijn van medewerkers aan te pakken. Bij de uitvoering van die verbeteracties kunnen bedrijven zich laten adviseren, begeleiden en opleiden.

Meer info over telewerk en de werkbaarheidscheques van de Vlaamse overheid vind je hier »