5 tips om beter, sneller én effciënter te vergaderen
Foto: gf
Efficiënt vergaderen. Het is geen makkie. Vaak wordt het saai en is er op het einde van de rit weinig resultaat. Niet met deze originele tips.
1 De kookwekker
Niet alle topics op een vergadering verdienen evenveel aandacht of zijn voor iedereen even belangrijk. Bij het begin van de meeting kan je de verschillende onderwerpen even voorleggen aan de deelnemers om vervolgens te beslissen hoeveel tijd aan elk onderdeel besteed moet worden. Stel telkens de kookwekker in om de afgesproken tijd per topic te bewaken. De kookwekker kan ook ingesteld worden op de totale duur van de vergadering. Een goede tip: laat het einde van een vergadering samenvallen met de lunch of met het einde van de werkdag. Bij wijze van beloning.
 
2 Doe het rechtstaand
Zowel Donald Rumsfeld als Hans Bourlon van Studio 100 doen het. En ook bij de Franse kwaliteitskrant Le Monde zijn ze voor het idee gewonnen: rechtopstaand vergaderen. Op die manier zijn er geen vaste plaatsen, hou je er de vaart in en bevorder je de interactie onder de leden.
 
3 Maak het aangenaam
Een vergadering is vaak een verplicht nummertje. Wees dus creatief met dingen die doorgaans saai zijn. Zie bijvoorbeeld de kookwekker. Maar het allerbelangrijkste: van een vrolijke noot, een grapje of gewoon een vriendelijke lach is niemand ooit slechter geworden. Ook positief afsluiten helpt om de sfeer er -ook de volgende keer - in te houden. Mensen onthouden opmerkingen die dan gemaakt worden ook beter.
 
4 Geen blabla
Een vergadering is geen ontmoetingsmoment waarop over het weekend gebabbeld moet worden. Maak een goed onderscheid tussen vergaderen -bespreken, beslissen, delegeren - én smalltalk. Om beide te scheiden, is de organisatie van een vrijdagmiddagborrel of een gezamenlijke lunch een goed idee. Door het sociale aspect uit de vergadering te halen, wordt er sneller en effectiever vergaderd. Uit noodzaak en niet uit gewoonte. 
 
5 Overdrijf niet
Organiseer, spreek, luister, vat samen, noteer en delegeer. Alles daar tussenin moet flexibel genoeg blijven. Natuurlijk kunnen er actielijsten met afgelijnde plannen en tijdstippen gevolgd worden of kunnen er lijvige mappen uitgedeeld worden. Maar staar je daar niet blind op. Stel een doel op voor de vergadering. Het resultaat is belangrijker dan de hypergeorganiseerde manier waarop het resultaat bereikt wordt.