Kun je zowel trein- als autokosten inbrengen?
Foto: Herman Ricour
Mijn schoondochter gaat werken met de trein, het abonnement wordt grotendeels terugbetaald. Ze gaat echter regelmatig met de wagen. Kan ze hiervoor haar verplaatsingskosten inbrengen?

Uw schoondochter gebruikt voor het woon-werkverkeer hoofdzakelijk het openbaar vervoer, afgewisseld met de eigen auto. Haar werkgever betaalt het treinabonnement grotendeels terug. Wij gaan er van uit dat zij voor de woon-werkverplaatsing met de eigen auto geen extra vergoeding ontvangt.

Bij de beoordeling van deze situatie moet rekening gehouden worden met twee aspecten:

1) Eventuele aftrek van de gemaakte kosten als beroepskost

Het fiscaal “inbrengen” van verplaatsingskosten voor de woon-werkverplaasting kan door de werkelijke beroepskosten te bewijzen.

Eerst en vooral is het belangrijk te weten dat, indien uw schoondochter werkelijke beroepskosten wenst te bewijzen, zij voor het betrokken aanslagjaar geen gebruik meer kan maken van de aftrek van forfaitaire beroepskosten.
 
Als werknemer heeft zij recht op die forfaitaire beroepskosten, zelfs als de werkelijke kosten lager of onbestaande zouden zijn. Het forfait is dus een minimum waar zij recht op heeft, de administratie past dit automatisch toe. Het forfait is per categorie van inkomsten voor 2013 beperkt tot maximum 3.900 euro.
 
Het bewijzen van de werkelijke beroepskosten is enkel interessant indien de werkelijke kosten hoger zijn dan het forfait.

Binnen de werkelijke beroepskosten bestaan verschillende mogelijkheden voor de aftrek van kosten voor woon-werkverplaatsingen:
–0,15 EUR per kilometer voor verplaatsingen met de eigen auto;
–0,15 EUR per kilometer voor verplaatsingen op een andere manier dan met de eigen auto (ook al liggen de werkelijke kosten lager);
–werkelijk bewezen beroepskosten voor verplaatsingen op een andere manier dan met de eigen auto.

Indien uw schoondochter er voor kiest om de werkelijke beroepskosten te bewijzen (en dus geen gebruik te maken van de automatisch toegekende forfaitaire beroepskosten), kan zij dus 0,15 EUR per kilometer inbrengen voor de woon-werkverplaatsing met de eigen auto. Voor de verplaatsing per trein kan zij ofwel de effectief betaalde prijs voor treintickets of het abonnement inbrengen, ofwel kiezen voor 0,15 EUR per kilometer voor verplaatsingen op een andere manier dan met de eigen auto.

Of het interessant is voor uw schoondochter om te kiezen voor het bewijzen van werkelijke beroepskosten, hangt vooral af van de afstand die zij dagelijks moet afleggen om naar haar werk te gaan (voor verre woon-werkverplaastingen is het veelal interessanter om beroepskosten te bewijzen), en het al dan niet bestaan van andere beroepskosten (zoals een bureau thuis die zij gebruikt voor voorbereiding van de lessen, vakliteratuur, een computer die gebruikt wordt voor de voorbereiding van de lessen, …).

Zij moet het toepasselijke kostenforfait afwegen tegen het bedrag van de beroepskosten die zij kan bewijzen. Op basis van deze berekening kan zij de voor haar voordeligste keuze maken.

Bereken al uw beroepskosten met deze eenvoudige tool van Kluwer en De Standaard.

2) Het belastingsregime van de eventuele vergoeding voor de kosten van het woon-werkverkeer door de werk gever.

De door de werkgever aan de werknemer terugbetaalde verplaatsingskosten tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling kunnen geheel of gedeeltelijk worden vrijgesteld. De vrijstelling is afhankelijk van het door de werknemer gebruikte vervoermiddel voor het woon-werkverkeer. Als de werknemer het openbaar vervoer gebruikt, zoals uw schoondochter, wordt de door de werkgever toegekende vergoeding voor het volledige bedrag vrijgesteld, op voorwaarde dat de werknemer zijn werkelijke kosten niet bewijst.

Indien uw schoondochter er dus voor opteert om gebruik te maken van het forfait inzake beroepskosten, wordt de terugbetaling van het treinabonnement niet belast. Als zij beslist haar werkelijke beroepskosten te bewijzen, is dit wel het geval. Dit moet zeker mee in aanmerking genomen worden bij de hoger beschreven afweging om al dan niet kosten te bewijzen.

De experts van Kluwer beantwoorden dagelijks een vaak voorkomende belastingvraag die lezers ons gesteld hebben.