In mijn bijdrage aan de CEO-blog van gisteren had ik het over hoe u uw teambuilding activiteiten, incentive reizen, incentives en zakelijke bijeekomsten beter kan uitwerken. Daarbij had ik het ook over het grote belang van persoonlijk menselijk contact tijdens deze evenementen en meetings. Graag kom ik hier vandaag op terug.

Tegenwoordig communiceert iedereen voornamelijk via telefoon en e-mail. Deze communicatiemiddelen zijn efficiënt maar ze hebben hun beperkingen. Voor sommige vergaderingen gaat niks boven een face-to-face ontmoeting en dit geldt zeker wanneer u precieze doelstellingen wil bereiken of wanneer u uw gespreksparter(s) beter wil leren kennen.

Volgens professor Richard Arvey van de National University of Singapore Business School zijn face-to-face vergaderingen vooral belangrijk wanneer het succes van de vergadering afhankelijk is van het vermogen van de deelnemers om :

- transparantie en vertrouwen uit te stralen
- een relatie op te bouwen
- op een informele manier te communiceren tijdens de pauzes
- de cultuur en de gewoontes van de groep te begrijpen
- de sociale positie van de verschillende deelnemers binnen de groep te begrijpen
- de integriteit, bekwaamheid en talenten van de andere deelnemers te beoordelen

En natuurlijk: In tegenstelling tot de elektronische communicatie hoeft u zich tijdens een face-to-face meeting niet te beperken tot verbale communicatie. Ook de lichaamstaal is belangrijk !
In een onderzoek dat werd uitgevoerd door Harvard Business Review gaf 93% van de ondervraagde personen aan dat zij face-to-face ontmoetingen vooral nuttig vinden wanneer de gesprekspartners een andere moedertaal of een andere cultuur hebben. In een onderzoek dat vorig jaar werd uitgevoerd door Forbes Insights bij honderden bedrijfsleiders, onderstreepte 80% van de respondenten het belang van pauzes tijdens belangrijke vergaderingen om de banden tussen de gesprekspartners en de klanten te verstevigen. Steve Prentice, vice-president van de Gartner Group, verwoordt het als volgt: "Als u zaken wil doen of een nieuw contract wil afsluiten in China, dan hebt u er alle belang bij om voor een face-to-face vergadering te kiezen. Dit is de enige formule met kans op slagen".

Eens de eerste contacten gelegd zijn en er een akkoord op lange termijn tot stand kwam, weerhoudt niks u ervan om te kiezen voor videoconferencing oplossingen voor uw vergaderingen. Dit geldt dan natuurlijk zowel voor uw vergaderingen met Aziaten als met de rest van de wereldbevolking. En het milieu vaart er eveneens goed bij. Het idee dat virtuele ontmoetingen alle face-to-face meetings kunnen vervangen is absurd. Hetzelfde geldt eveneens voor het idee dat alle face-to-face meetings absoluut noodzakelijk zijn. De keuze van vergadervorm hangt af van de omstandigheden en de ‘cultuur’, dit moet u telkens weten aan te voelen.

Ook met een ander aspect moet rekening gehouden worden: door alleen maar deel te nemen aan een vergadering of een evenement kan iemand zich voor vele uren of dagen niet aan zijn hoofdactiviteit wijden. Dan heb ik het nog niet over de tijd die in de organisatie van de meeting of het evenement kruipt of de tijd die iemand nodig heeft om zich te verplaatsen naar en van de meeting of het evenement. Dit kunnen we eveneens beschouwen als een verlies aan rentabiliteit voor de onderneming. Toch is er voor de betrokken deelnemer ook een positief effect: voor hem of haar is dit een heilzame tijd waarin hij of zij even kan afstand nemen van de dagelijkse beslommeringen en van de onderneming. 69% van de deelnemers aan de enquête van Harvard Business Review zien de tijd gespendeerd tijdens een zakenreis als "een kans om een stapje terug te zetten en na te denken over de cruciale uitdagingen van de onderneming".

Eric Rozenberg,
Voorzitter van Swantegy
Chairman MPI International