De Belgische douane gaat zonder papier werken. Niet iedereen is even enthousiast.

Op 1 januari 2007 moeten alle douaneaangiften in alle Europese lidstaten elektronisch verlopen, zonder papier dus. Enkele jaren later wil de Europese Unie een elektronisch systeem op poten zetten voor douaneaangiften dat voor alle lidstaten hetzelfde is.

Ons land heeft zijn eigen elektronische systeem bijna klaar. Noël Colpin, de administrateur-generaal van de douane, wil al tegen begin mei met zijn huiswerk klaar zijn. Het elektronische systeem moet dan in orde zijn. Maar daarvoor moeten natuurlijk de bedrijven bereid gevonden worden om zo snel mogelijk in het systeem te stappen. Want de overschakeling van een aangifte op papier naar een elektronische variant vraagt (financiële) inspanningen.

Om de bedrijfsleiders wat meer te ,,motiveren'' heeft het Vlaams Instituut voor Logistiek (VIL) in opdracht van de Federale Overheidsdienst (FOD) Financiën onderzocht wat de kosten en baten zijn van zo'n papierloze douane. Alex Van Breedam, managing director van het VIL, heeft alle aspecten van de elektronische declaratie opgeteld. Het gaat dan aan de positieve kant over onder meer het verlagen van de administratieve kosten, onder andere voor de verwerking van de aangifte, en het dalen van de reiskosten doordat er geen fysieke controle meer moet gebeuren. Maar de bedrijven moeten wel hun IT-systeem aanpassen om de aangiften elektronisch te kunnen doen. En dat kost geld.

Het resultaat is positief, zegt Van Breedam. Per aangifte kan een bedrijf gemiddeld 1,80 euro besparen. Op een totaal van 18 miljoen aangiften betekent dat een jaarlijkse besparing van 32 miljoen euro voor de Belgische bedrijven.

En ook voor de douanediensten zelf is er winst. Want als het systeem binnenkort eenmaal op poten staat, is er veel minder personeel nodig om de declaraties te verwerken. En dus kan er meer volk ingezet worden voor de eigenlijke controles.

Paul Raes, programmamanager bij de overheidsdienst Financiën, legt uit hoe de douane zich op het elektronische tijdperk voorbereidt. Begin januari richt de douane een ,,enig kantoor'' op in Brussel. Daar moeten begin mei een zeventigtal personeelsleden komen werken. Op termijn zullen nog zo'n tweehonderd werknemers ingeschakeld worden om de douanedeclaraties te doen, niet alleen in dat ,,enige kantoor'' in Brussel, maar ook in de regio's. Vandaag zijn dat er achthonderd, verspreid over verschillende regionale kantoren.

De zeshonderd andere personeelsleden zullen een andere baan krijgen, ze moeten ,,naar een ander proces overstappen'', zegt Raes. Ze zullen controles gaan uitvoeren, audits uitvoeren en, vooral, aan risicobeheer doen. Want vooral in dat laatste zal er veel extra werk zijn, zegt Raes. ,,We moeten de goederen van tevoren beter screenen om effectiever te kunnen controleren.''

Maar niet iedereen is even enthousiast over de voorgestelde maatregelen en over de douane zonder papieren. Het uitgangspunt is goed, zegt Pieter Hasaert, een belastingconsulent gespecialiseerd in douane en accijnzen. Het is iets waar de sector al jarenlang om vraagt. Maar Hasaert heeft toch enkele bedenkingen. Hij is eerst en vooral bezorgd of het systeem wel zal werken. Hasaert trekt de parallel met het tax on web- aangiftesysteem, dat ook maar moeizaam op gang kwam. Bovendien vraagt hij zich af waarom België al in mei met het systeem wil beginnen, terwijl het pas vanaf januari 2007 verplicht zal worden.

Bovendien, zegt Hasaert, werken veel bedrijven met speciale vereenvoudigde procedures. Meestal gaat het om erg grote bedrijven, die duizenden aangiften per maand doen. Vandaag moeten die eenmaal per maand een overzicht geven van alle goederen die ze ingevoerd hebben. Maar die vereenvoudigde aangifte is volgens hem niet opgenomen in dat nieuwe elektronische systeem. Bovendien zou het van die bedrijven een enorme investering vragen om in het nieuwe systeem te stappen.

(lej)